לקוחות יקרים,
הנדון: הוראות ניהול ספרים בנוגע לתקבולים במלכ"רים
בתקופה האחרונה נערכו מבצעי ביקורת פתע של אגף ניהול ספרים במס הכנסה במלכ"רים. במהלך הביקורת נמצא כי בכ-20% עמותות שנבדקו לא נרשמו הכנסות בהתאם להוראות ניהול ספרים.
אי עמידה בהוראות ניהול ספרים עלולה לגרום לפסילת ספרים על ידי רשום המיסים ובעקבות זה לביטול אישור ניהול תקין, סעיף 46 ובנוסף הטלת קנסות.
ראינו לנכון לחדד את הכללים על מנת שתעמדו בהוראות ניהול ספרים וכן כהערכות נכונה ועמידה בביקורת רשויות המס במידה ותהיה.
מלכ"ר מחויב לנהל את הספרים כלהלן:
- ספר תקבולים ותשלומים.
- קבלה.
- חשבון הכנסות והוצאות.
- תיק תיעוד חוץ (כלומר קלסר שבו ישמרו חשבוניות, קבלות וכו' שהתקבלו מגורמים שמחוץ לעסק. חובה לארגן את התיק באופן שיהיה ניתן לאתר בו את התיעוד).
- ספר כרוך ובו יירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות – הרישום יכלול את שם הנותן או התורם, תיאור הנכס שנתקבל ומועד קבלתו.
- ספר תלמידים במוסד חינוכי.
ספר תקבולים ותשלומים
תקבולים יכללו פירוט של הכנסות מתרומות, הקצבות, השכרה, דמי חבר והכנסות אחרות.
תשלומים יכללו שכר עבודה והוצאות נלוות, הוצאות הנהלה וכלליות, הוצאות מימון, רכישת רכוש קבוע והוצאות אחרות.
ספר קופה:
- עמותה שמחזורה השנתי עולה על 750,000 ₪ או שמעסיקה מעל 10 מועסקים, חייבת לנהל מערכת חשבונות על פי שיטת החשבונאות הכפולה אשר תרשם כתוכנה מורשית ע"י רשות המיסים ובנוסף תנהל ספר קופה.
- ספר קופה יהיה ספר כרוך או חשבון קופה במסגרת מערכת הנהלת החשבונות (ספר, פנקס או קובץ
ממוחשב-שאינו טיוטה).
- בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד והתאריך, ובאופן שניתן יהיה לקבוע מתוכו ומתוך התיעוד שטרם נרשם בו את היתרה, וכן שניתן יהיה ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין.
- יש לבצע חישוב של יתרת הקופה לפחות אחת לחודש ולסכום אותה בכתב.
- במידה ומנוהל ספר פיזי יש לשומרו באופן קבוע במקום החזקת המזומנים.
- בעת קבלת צ'קים יש לציין פרטים מזהים כגון: מספר צ'ק ובנק.
- בעת ניהול ספר בקובץ ממוחשב יש לעדכן הנתונים לא יאוחר מ3 ימים ממועד ההכנסה/התשלום.
על אף האמור לעיל נישום המפקיד בחשבון הבנק שלו את כל תקבוליו, או תקבולים במלואם ביום קבלתם, או למחרת אינו חייב לרשום תקבולים אלה בספר הקופה, ובלבד ש:
- קיים שיטה לתיאום תיעוד התקבולים שהופקדו עם שוברי ההפקדה בבנק.
- ששמר כחלק ממערכת החשבונות את העתקי החשבונות שקיבל מהבנק.
קבלה:
- יש לרשום קבלה באופן מידי עם התקבול. אי רישום כדין עלול לגרום לפסילת ספרים.
- יש לערוך שובר קבלה לכל תקבול בנפרד
- יש לבצע הפרדה בין תקבולים בשל תרומות לבין תקבולים אחרים, חובה לנהל שני פנקסי קבלות נפרדים:
- תרומות – יירשמו בפנקס שוברי קבלות נפרד ותודפס בצורה בולטת לעין המילה "קבלה תרומה".
- תקבולים אחרים כגון: בגין מתן שירותים, ירשמו בפנקס נפרד עליו תצוין המילה "קבלה" בלבד,
יש למספר באופן עוקב כל אחד מהפנקסים.
- אם לעמותה יש אישור מס הכנסה לעניין תרומות לפי סעיף 46 לפקודה, יש לציין על הקבלה: "למוסד אישור לפי סעיף 46 לפקודה".
קבלה תכלול פרטים כלהלן:
- שם העמותה ומספרה.
- מספר עוקב.
- תאריך התקבול.
- שם המשלם ומענו (להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן או אם מענו של המשלם ידוע לעמותה).בתרומות מעל 100,000 יש להוסיף לצד שם התורם מספר ת.ז. או ח"פ לצורך הדווח המקוון.
- סכום התקבול, אם מתקבל במט"ח – חובה לציין גם תקבול גם בש"ח וגם במט"ח.
- מהות התקבול, כגון: תרומות, שכר לימוד, השתתפות בהוצאות חשמל, קבלת הלוואה וכדומה.
- במקרה של תשלום באמצעות שיק, יש לכלול גם פרטים מזהים: מספר השיק, שם הבנק וסניפו, זמן הפירעון או כיוצא באלה.
- חתימת המקבל מטעם העמותה (אלא אם כן נשלחה קבלה כמסמך ממוחשב.(
חובת רישום קבלה בגין תקבול שהתקבל ישירות לחשבון הבנק של העמותה באמצעות העברה בנקאית / כרטיס אשראי/ הו"ק.
בעבר הייתה מקובלת פרשנות כי תקבול שהתקבל ישירות לחשבון הבנק של העמותה באמצעות העברה בנקאית / כרטיס אשראי/הו"ק בגין שירות או מכירה אינו מחייב הוצאת קבלה.
מקור הפרשנות הינו הוראות סעיף 19א(ד) בהוראות ניהול ספרים הפוטר מחובת הפקת קבלה אך לא מרישום בספרים כלהלן:
"נישום המנהל מערכת חשבונות על-פי שיטת החשבונאות הכפולה, המבוקרת על-ידי רואה חשבון או ברית פיקוח, רשאי שלא לערוך שובר קבלה לגבי תקבול בשל טובין שנמכרו או בשל שירות שניתן, שנתקבל על-ידי העברה ישירה לזכות חשבונו בבנק הכלול במערכת חשבונותיו.
וזאת בתאי כי הרישום יתבצע בספרים באופן שוטף תוך 30 יום כמופיע בהוראות: " הרישום בספרי חשבון ייעשה בספר תקבולים ותשלומים, בספר כניסת טובין ובספר תנועת המלאי לא יאוחר מ-30 ימים מתום החודש שבו בוצעה הפעולה; ואולם כניסת טובין שאין לגביה תיעוד חוץ תירשם בספר כניסת טובין ובספר תנועת המלאי סמוך לביצוע הפעולה."
חשוב לציין כי מבדיקה מעמיקה של משרדנו מול רשויות המס, הוראות לעיל חלות על עוסקים בלבד, בהוראות ניהול ספרים למוסדות אין סעיפים מקבילים כך שלא ניתן להחיל על המלכ"ר את הפטור כאמור ועליו להוציא קבלה בגין כל תקבול שיתקבל בלי יוצא מן הכלל של אופן קבלת התקבול.
חובת ניהול ספר תלמידים
עמותה/חברה בעלת בית-ספר חייבת לנהל, בנוסף לספרי הנהלת החשבונות הרגילים, ספר תלמידים.
ספר תלמידים יכלול פרטים כלהלן:
- שם התלמיד.
- כתובת.
- הכיתה.
- פרטים לאיתור התשלומים או הסכם התשלומים עם התלמיד.
- בבית ספר שלומדים בו בממוצע פחות מ-150 תלמידים, יש לבצע רישום או סימול המאפשר מעקב אחר התקבולים על-פי התשלומים או הסכם התשלומים עם התלמיד.
מחובתכם להיות ערניים לאופן רישום ההכנסות ובדיקה של עמידה בהוראות ניהול ספרים
חוזר פנימי-הוכן על ידי הצוות המקצועי למיסוי במשרד
הצוות המקצועי במשרדנו ישמח להמשיך ולעמוד לרשרותכם בכל שאלה שתתעורר.
דואגים לשקט ולביטחון החשבונאי שלך.
בברכה,
קלמנוביץ, הרצל, כהן
רואי חשבון.